22La mayoría de las empresas exitosas, tienen un departamento de compras que se encarga de gestionar las operaciones inherentes a los bienes materiales del negocio.
Estos bienes, incluyen desde los materiales e insumos de oficina, hasta todos los elementos relacionados con el proceso de producción de la empresa.
No obstante, a veces el departamento de compras no forma parte de la estructura corporativa, y, en consecuencia, no tiene la misma visibilidad que otros departamentos como el de recursos humanos, por ejemplo. Incluso, hay organizaciones en donde se le confunde con el departamento de atención al cliente, con el de marketing o el de contabilidad.
Por ello, hace falta conocer las funciones del departamento de compras de una empresa, así como otros elementos, para evitar este tipo de errores y entender su correcto funcionamiento. En las próximas líneas, explicaremos más sobre ellos.
¿Qué vamos a ver?
¿Qué es el departamento de compras en una empresa?
Para comenzar a entender las funciones del departamento de compras de una empresa, hace falta conocer en primera instancia, su definición.
El departamento de compras es aquella área de la empresa, que tiene como objetivo, gestionar, procesar y resolver, todas las necesidades de abastecimiento de la organización.
Por ello, comprende todos los bienes materiales de la empresa, tanto para sus procesos internos, como para los de producción.
Cabe destacar que el departamento de compras de una empresa, se encarga de la compra de materias primas e insumos, pero también, se puede encargar de adquirir productos ya terminados.
De cualquier manera, es fundamental garantizar que cada operación dentro del departamento de compras:
- Se planifique tomando en cuenta los objetivos de la empresa. Uno de los más importantes, es satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
- Se ejecute bajo las condiciones de rentabilidad, calidad y eficiencia, suficientes.
- Forme parte de un plan a largo plazo con los proveedores, ya que, de esta forma, se garantiza el trabajo en conjunto de ambas partes.
Adicionalmente, la calidad de las entregas, la puntualidad del abastecimiento, el cumplimiento de normativas y las condiciones idóneas de los productos y materiales para satisfacer las demandas, son otros aspectos que también se deben garantizar dentro de las funciones de este departamento.
Objetivos del departamento de compras en una empresa
Dentro de sus objetivos principales destacan:
- Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa, a buen costo y de buena calidad.
- Asegurar que el suministro de materias primas, tenga continuidad.
- Evitar fugas de inventario de forma repentina.
- Reducir el costo final de los procesos de producción.
- Aumentar la productividad de la empresa.
- Reducir errores de producción.
- Monitorear la entrega final del producto o servicio al cliente.
- Evaluar constantemente los precios del mercado.
- Encontrar el mejor precio del mercado sin renunciar a la calidad que ya han establecido.
- Obtener posibles descuentos, por grandes cantidades.
- Tener un buen control del inventario.
- Elegir proveedores que permitan la negociación de precios.
- Velar para que la empresa esté dotada de insumos de oficina.
- Identificar errores en el inventario oportunamente y trabajar para solucionarlos sin que afecte el abastecimiento ni la producción.
Importancia del departamento de compras en una empresa
La importancia del departamento de compras en una empresa, radica en que es el encargado de adquirir materia prima, piezas, servicios, contrataciones, etc, según lo necesite la organización, para el correcto funcionamiento de sus procedimientos.
De hecho, es en el departamento de compras, en donde se garantizan los niveles óptimos de inventario, la minimización de los costos y la calidad en cada etapa de producción de la empresa.
Asimismo, es el departamento responsable de mantener relaciones sanas y sólidas con los proveedores, y, además, es el centro de confianza entre la dirección y gerencia de la empresa con los demás departamentos.
El departamento de compras, es quien demanda a la organización, la constante innovación y el logro de mejores resultados. Es decir, es el departamento encargado de llevar a la empresa a la excelencia.
Por último, ayuda a la empresa a enfocarse constantemente en la mejora continua. Esto incluye, exigir mejores precios sin bajar la calidad, trabajar con los mejores proveedores del mercado, garantizar productos y servicios de calidad extraordinaria, etc.
Actividades del departamento de compras en una empresa
Las actividades o funciones del departamento de compras en una empresa son:
- Planificación, gestión y monitoreo de compras, en función de un presupuesto determinado.
- Estudiar las novedades del mercado en cuanto a cotizaciones, noticias del sector, tendencias, etc.
- Encontrar proveedores eficientes, con los que se pueda negociar precios, y garantizar la flexibilidad de las condiciones.
- Encontrar varias alternativas de proveedores, en caso de que los principales fallen. Es decir, poder contar con un plan B en caso de crisis y obstáculos prematuros.
- Solicitar varios presupuestos a distintos proveedores para hacer una comparativa de opciones.
- Definir procedimientos y procesos óptimos para la compra de suministros. En otras palabras, identificar quién compra qué, cada cuánto, y cuál es la documentación necesaria.
- Acordar condiciones de suministro eficientes, con los proveedores más adecuados.
- Conocer cuáles son las necesidades de stock más importantes. El motivo, es que nunca falte material, pero que tampoco haya exceso.
- Supervisar la calidad de los productos y bienes adquiridos. En otro orden de ideas, que lleguen en perfectas condiciones y de no ser así, reclamar al proveedor.
- Gestionar toda la documentación necesaria para la compra de bienes y materiales.
- Mantener una buena relación con los proveedores. Esta función incluye, hacer seguimientos de las órdenes de pedido, entregas, y monitorear aquellos problemas que pueden surgir.
- Intentar disminuir los costos a la empresa en la adquisición de material y en la organización del inventario de una forma más eficaz.
Conocer las funciones del departamento de compras de una empresa, así como también, otros aspectos clave, permitirá ahorrar el capital de la empresa, optimizar sus procesos, y aumentar los beneficios del negocio.
